出店社の利用に費用はかかりますか？

かかりません。ポータルは主催者のワークスペースの一部です。アクセス権を渡すだけで、出店社側の負担はありません。

出店社ごとに表示内容を変えられますか？

はい。ポータルの機能はイベントごとに有効化でき、依頼は特定の出店社宛てに送られます。出店社に見えるのは、自社宛ての項目だけです。

管理画面から主催者がすべて代行できます。ポータルは使えば作業が減る仕組みであって、出展の条件ではありません。

はい。ポータルは日英対応で、利用者ごとに表示言語が切り替わります。

はい。出店社、担当者、商品はチーム単位のデータとして保持され、毎年使い回せます。設定し直すのは、その回だけの内容のみです。

出店社とポータル

スポンサー、販売店、ベンダー、出演者——Event Base では「出店社」——に専用のログインを用意し、事務作業は出店社自身が進めます。主催者が見るのは、メールボックスではなく処理待ちの一覧です。

主催者側の承認待ち一覧と、出店社側のポータル画面

商品リストはメールの添付で届きます。保険証書は遅れて届くか、届きません。誰かがそれをすべて転記し、当日使う版とファイルの版が食い違います。

出店社タイプごとに分類し、タイプごとに必要な項目だけを設定できます。担当者、チームメンバー、請求情報、商品、書類はすべて出店社のデータに紐づき、毎年のイベントに引き継がれます。

タイプ・カスタム項目・担当者が登録された出店社の画面

項目はイベントごとに有効化できるので、その出店社に本当に必要なものだけが表示されます。

状況・期限・コメント・誰が対応したかの記録が必要な場面では、メールではなく依頼機能を使います。

提出依頼

出店社 → 主催者

書類1点ごとの依頼です。パンフレット用のロゴ、記入済みの書式、保険証書など。出店社がアップロードし、主催者が受理するかコメントを返します。

承認依頼

承認・却下が記録として残る

ブースデザイン、契約書、規約など、正式な結果が必要なものに使います。判断はメールのやり取りに埋もれず、記録として残ります。

資料配布

主催者 → 出店社

マニュアル、会場図、スケジュール、ブランド素材など。配布先を選び、誰が実際に取得したかを確認できます。

定型の回答を集めるならアンケート、備品やサービスを申し込んでもらうなら出店社カタログを使います。

提出依頼と承認依頼には期限を設定できます。期限前日の朝、各出店社に、翌日期限で未対応のものをまとめた1通のメールが届きます。リンクからそのページへ直接進めます。期限を残したままリマインドだけ止めることもでき、期限を変更すれば再び有効になります。

出店社が受け取った金額をスタッフが Sales Stack で記録します。保留状態で届いた金額を出店社が自分のポータルで確認し、その数字がそのまま精算のもとになります。あとから2つの表計算ファイルを突き合わせる作業はありません。

出店社にはオーナーとコラボレーターがいます。コラボレーターは日々の作業——商品、製造元、イベントスタッフ——を担当します。オーナーはこれに加えて、組織情報、チーム、請求、売上、アンケート回答といった経営面を扱います。自社ではオーナー、協力先ではコラボレーター、という兼務もできます。

出店社の利用に費用はかかりますか？: かかりません。ポータルは主催者のワークスペースの一部です。アクセス権を渡すだけで、出店社側の負担はありません。
出店社ごとに表示内容を変えられますか？: はい。ポータルの機能はイベントごとに有効化でき、依頼は特定の出店社宛てに送られます。出店社に見えるのは、自社宛ての項目だけです。
ポータルを使ってくれない出店社がいる場合は？: 管理画面から主催者がすべて代行できます。ポータルは使えば作業が減る仕組みであって、出展の条件ではありません。
日本語で使えますか？: はい。ポータルは日英対応で、利用者ごとに表示言語が切り替わります。
出店社の情報は次回に引き継げますか？: はい。出店社、担当者、商品はチーム単位のデータとして保持され、毎年使い回せます。設定し直すのは、その回だけの内容のみです。

出店社の社数をお聞かせいただければ、貴社の数字に当てはめてご説明します。